-1. 들어가며

 2024년 9월 22일 드디어 ‘코이’와 학생회의 주축으로 일본지역문화학과는 서울 코엑스에서 열리는 <한일축제한마당 2024> 행사에 부스를 열어 참가하게 되었습니다! 사실 기존 일본지역문화학과 학생들은 한일축제한마당에 어디까지나 다른 부스에서 일하는 봉사자로서 참여를 하고는 있었습니다만, 이번 참가는 학생들 주도로 부스를 열어 학과 더 나아가 학교를 홍보하는 데에 큰 의의가 있었습니다. 이에 코이는 2023 일문인의 밤, 대동제 콜라보 부스, 그리고 각종 서브컬처 행사장의 방문 경험과 축적된 지식을 총동원하여 학생회를 도와 이번 행사에 참여하기로 하였습니다! 

 그림 1. 코이 행사 계보

-2. 회의 준비

그림 2. 회의 일정표

 본 행사의 준비 자체는 2024년 6월 말 즉, 여름방학이 시작할 때부터 총 회의를 진행하였습니다. 아무래도 7월 26일에 참가의사를 밝히는 “1차 신청서”를 제출했어야 했기에 그 전까지 “어떻게 부스를 운영해야 할 건지”에 대한 전체적인 청사진을 운영회 측에 전달할 필요가 있었기 때문입니다. 더욱이 학과에서 전국을 대상으로 하는 이벤트에서 부스를 내는 것은 사상 처음이었기에, 이전 일문인의 밤이나 대동제 때보다 좀 더 철저히 준비를 할 필요가 있었습니다. 때문에 회의는 그림 1에서 보여지듯, “무엇을 할 것인가”, “어떻게 할 것인가”, “예산 회의” 그리고 “디테일화”의 4단계로 구분하여 총 9번의 회의라는 나름 긴 여정(?)의 회의를 진행하였습니다.

-3. '무엇을 할 것인가' 단계

그림 3. <무엇을 할까> 단계

 먼저 1단계인 “무엇을 할 것인가”에선 전체적인 부스 운영을 어떻게 해야 할지를 정하였습니다. 이를 위해 학과를 무엇을 중심으로 홍보하면 좋을까? 라는 것을 생각하는 것부터 시작하였습니다. 이 당시 공통적으로 일단 부스 공간을 나누되, 의견이 두 가지로 갈라졌습니다. 하나는 일본지역문화학과의 3가지 트랙을 홍보하자라는 의견과, 다른 하나는 주력인 소모임 활동을 내세워 학과를 홍보하자라는 의견이었습니다. 다만, 이전까지 여러 행사장들을 돌아다니고 직접 퀴즈나 대동제 등의 행사도 운영해보며, 사람들의 호응이나 에브리타임 등의 후기 등을 보아 온 결과, 최근 사람들은 작더라도 직접 해 볼 수 있는 ‘경험’을 원하고 있다고 판단하였습니다. 즉, 과거처럼 단순히 보기만 하거나, 안내만 받거나 혹은 구매만 하는 등 ‘소비’에만 따르거나, 머무르지 않는 것이 지금의 사람들의 경향이라고 생각한 것입니다. 때문에, 단순히 학교의 커리큘럼을 소개하는 부스를 운영하기보다는 우리는 공부뿐만이 아니라 다른 학교에서는 하지 않는 다양한 활동들을 하고 있다! 라는 것을 보여주는 것이 좋겠다는 판단이 들었습니다. 더욱이 우리 학과의 소모임들은 단순히 친목에만 그치지 않고 실제 여러 성과를 내고, 또 이를 기록하고있므로 학과에는 이만한 홍보 아이템이 없다는 생각이 들었습니다. 이에 ‘소모임을 중심으로 학과를 홍보해보자’라는 후자의 의견으로 방향이 설정되었습니다.

-4. '어떻게 할 것인가' 단계

그림 4. <어떻게 할까> 단계

 2단계인 ‘어떻게 할 것인가’ 단계에서는 학과 부스를 효과적으로 운영하기 위한 방안을 논의하였습니다. 우선, 과거 여러 학교 행사에서 활약한 경력이 있는 세 개의 소모임과 함께 학생회가 체험 코너를 운영하기로 결정하였습니다. 반면, ‘편집’이나 ‘답사’를 주력으로 하는 일부 소모임의 경우, 직접 콘텐츠를 제작하거나 행사를 운영하기보다는 활동 결과물을 전시하는 방식이 보다 적절하다고 판단되었습니다. 이에 따라, 해당 소모임들과 협의하여 활동 결과물을 활용한 대형 포스터를 부스 벽에 부착하는 형태로 전시하기로 하였습니다. 결과적으로, 학생회, 니세카이, 토토로, 코이가 운영하는 ‘체험형’ 부스와 기타 소모임들의 ‘전시형’ 부스가 조화를 이루는 ‘전시 체험형’ 부스 형태로 구성되었습니다. 각 소모임의 세부적인 콘텐츠는 다음과 같습니다.

그림 5. 소모임별 컨텐츠

 그림 6. 부스 운영 전체적인 변경 및 도안 메모

 이러한 과정을 거쳐, 그림 5에서 볼 수 있듯이 각 소모임별 콘텐츠가 확정되었습니다. 이에 따라 부스 운영 방식도 조정되었습니다. 초기 회의에서는 그림 6의 왼쪽처럼 방문객들이 부스 내부로 자유롭게 들어와 전시물을 관람하는 방식을 고려하였으나, ‘전시·체험형’ 부스로 운영하기로 확정되면서 내부 혼잡이 우려되었습니다. 이에 AGF의 기업 부스나 게임 팝업스토어에서 흔히 볼 수 있는 미니게임 방식의 운영을 도입하기로 하였습니다. 즉, 방문객들이 정해진 동선을 따라 짧은 체험형 콘텐츠를 순차적으로 즐길 수 있도록 구성하고, 마지막에는 즉석에서 경품을 받을 수 있도록 하여 부스의 흐름을 원활하게 유지하면서도 효율적으로 학과를 홍보할 수 있도록 설계하였습니다. 또한, 기존에는 부스 내부에 배치하려 했던 니세카이의 버튜버 ‘한니아’의 라이브 방송을 부스 정면의 TV에서 송출하기로 하였습니다. 이는 대동제에서와 마찬가지로 행사장을 지나가는 방문객들의 시선을 끌어, 보다 많은 사람들이 부스에 관심을 갖도록 하기 위한 전략적 조치였습니다. 이렇게 해서 부스 운영 방식이 최종적으로 확정되었습니다.

-5. '예산 회의' 단계

그림 7. 예산 회의 단계

그림 8. 공용물품들 

 예산 회의 단계에서는 컨텐츠가 정해진 후, 필요한 물품에 대해서 의논하며 견적을 내는 과정을 거쳤습니다. 먼저 부스 운영에 필요하다고 판단되는 물품들(그림 8 참고)을 운영회측으로부터 유료 대여하기로 하였으며, 그 다음에는 각 소모임들이 행사장에서 사용할 물품들에 대한 주문 견적을 내었습니다. 이는 다음과 같습니다.

-그림 9, 주요 학과 배부 물품들-

그림 9-1. 학과 포스터들

그림 9-2. 그 외 소모임별 준비물품들

 공용물품을 제외한 물품들은 그림 9에서처럼 직접 디자인한 물품들을 준비하였습니다. 먼저 학과의 소모임들과 학과의 주요 프로그램들을 설명하는 배부용 팜플렛들을 편집 소모임 ‘아이’에게 부탁하여 제작하였습니다. 코이는 이전 대동제에서 준수한 배부량을 보였던 ‘니세카이x코이’ 콜라보 키링을 다시 한 번 선보이기로 하였습니다. 한편 이번 한일축제한마당에서는 학생회가 2024년 학생회 ‘츠바사’를 기념하기 위해 과잠을 입은 새모양의 마스코트를 새로이 디자인한 키링을 선보이게 되었습니다. 행사에 참여하거나 직접적으로 참여하지 않은 타 소모임들의 경우는 앞에서 설명한 바와 같이 성과와 내용을 담은 총 12개의 포스터들을 각기 제작하였습니다. 그 외에는 그림 9-2 에도 보여지듯, 행사에 추가적으로 필요한 물품들을 각 소모임별로 제작 및 주문하여 행사장으로 공수하기로 하였습니다.

그림 10. 계획서와 제출 

 위와 같이 필요한 물품들을 기획에는 약 1달이 걸렸습니다. 7월 31일 부스 참가가 확정 통보를 받은 이후에 8월 초부터, 컨텐츠에 대한 확정과 그에 따른 필요 물품들에 대한 회의를 시작하였습니다. 이후, 위와 같은 물품들이 확정된 이후에는 기획팀장이었던 저는 각 소모임장들에게 필요물품들에 대한 견적 정보를 확보해달라고 지시하였습니다. 견적 정보를 취합 받은 저는 이를 바탕으로 예산 계획서를 작성하여 학과 사무실로 총괄 김다빛 학생회장을 통해 제출하였습니다. 이 기간이 앞서 말한대로 1달이 걸렸습니다. 9월 22일 행사임에도 8월 28일에 계획서를 제출한 이유는 품목들의 제작기간과 배송기간 그리고 예산 승인이 되는데에는 시간이 걸리고 또 무엇보다 ‘추석’이라는 상황이 있었기에 혹시 모를 돌발 상황(행사때 물품을 배송 못 받는다는 등)을 고려해 넉넉히 일정을 잡았습니다.

-6. 디테일화 단계

 그림 11. 디테일화 단계

 마지막 단계인 디테일화 단계에서는 부스 내의 줄 관리를 어떻게 할 것인지, 인원들 로테이션은 어떻게 운영할 것인지에 대한 논의를 진행하는 과정이었습니다. 이 단계를 진행한 이유는 사실 7월 말까지만 하더라도 아무래도 처음 하는 부스이다보니, 분명 구석진 자리나 조금 떨어진 위치에서 부스 위치가 배정이될 것이라고 저와 총괄을 비롯한 기획팀 전원이 예상하고 있었습니다. 그러나, 9월 초 즈음에 부스 위치가 ‘미쓰비시 종합상사’ 옆, 그리고 무대 바로 앞이라는 위치를 통보받았습니다. 이 때문에, 분명 어느 정도 무대 앞에 있던 관객 혹은 대기업인 미쓰비시 부스를 들리는 인원들이 이쪽으로도 몰릴 가능성이 커지는 바람에 부스의 운영 개편을 할 필요가 있게 된 것이었습니다.

그림 12. 부스 배치 

 위와 같이 사람들이 많이 지나다닐 법한 곳에 배치될 줄은 정말 예상 밖이었습니다. 이 때문에 경품 지급에도 문제가 발생할 가능성이 커지게 되었습니다. 사실 예상 인원대로 경품을 주문한 상태였는 데다가, 이미 이 시점에서는 계획서 변경은 불가하였습니다. 이 때문에 인원 수를 통제할 필요가 불가피하게 발생하게 되었습니다. 인원 통제 방법은 과거 팝업스토어 아르바이트 시절 혹은 행사장에서 보아 온 방식대로 시간을 나눈 후 그 시간대에 정해진 인원을 받는 방식을 채용하였습니다. 이에 맞춰서 A조 B조 등으로 현장 인원 로테이션을 작성하였고, 최종적으로 이를 학생회장이 행사 전 주 마지막 날 총회의 때 발표하면서 디테일화를 부여한 최종 운영방식이 확정되었습니다.

그림 13. 회의 준비

*회의 방법: 번외로 위와 같은 내용들을 진행하는 데에 있어서 진행하였던 회의의 방법에 대해서 알려드리자면, 그림 2에서처럼 ① 먼저 회의 팀 톡방에서 기획팀장인 제가 다음 회의에 있을 주제에 대해 먼저 언급하거나 지시사항을 내렸습니다. ② 그러면, 팀원들 각자가 그 주제에 대해 생각해 오거나, 지시사항을 회의일까지 수행합니다. ③ 회의 당일에는 디스코드에서 각자의 의견을 말한 후, 기획팀장이 발언 내용을 전부 기록한 후에 회의 내용들을 정리하고 그 날의 회의를 마치는 방식으로 진행하였습니다. 추가로, 회의 중에는 서로 상반되는 의견이 있을 경우, 서로의 의견에 대해 타당성을 주장할 시간을 가진 후, 팀원들 모두에 의한 다수결로 해당 안건을 결정하였습니다. 또한, 부원들 사이에 질문이 있을 경우에는 기획팀장 혹은 총괄인 김다빛 학생회장이 적어두고 학과장님, 운영회 측에 질문을 드리는 방식으로 회의를 진행하였습니다.